سه توصيه براي داشتن اتاق كنفرانس بهتر

ميز كنفرانس

اتاق كنفرانس هر دفتر كاري يكي از بااهميت‌ترين بخش‌هاي آن دفتر كار است. واقعيت اين است كه بقاي شركت‌ها به نوع ارتباط آنها با ديگر شركت‌ها و مشتريان وابسته است. در نتيجه يكي از وقايع روزانه و معمول در شركت‌هاي موفق، رفت و آمد شركاي تجاري، مشتريان و… است. در چنين شرايطي بعضي از فضاهاي دفتر كار بيشتر مورد توجه است. اتاق كنفرانس نيز يكي از اين فضاها است. اتاقي كه بيش از ساير نقاط دفتر كار در معرض ديد و استفاده مشتريان و همكاران تجاري شركت قرار مي‌گيرد. پس بهتر است در طراحي اين فضا بيش از نقاط ديگر دقت و حساسيت به خرج دهيد. در اين نوشته وب‌سايت سامانه ساز فرابين چند توصيه مهم را براي طراحي بهتر اتاق كنفرانس مطرح مي‌كنيم.

 

مبلمان اتاق كنفرانس

واضح است كه مبلمان اتاق كنفرانس مهم‌ترين و كاربردي‌ترين بخش اين اتاق است. پس بايد در انتخاب آنها بيش از هر چيز دقت داشت. در اين زمينه نيز صندلي‌ها و ميز كنفرانس در بالاترين اولويت قرار دارد. توصيه‌هاي زيادي در زمينه انتخاب درست ميز و صندلي كنفرانس ارائه مي‌شود. از جمله اينكه در ابتدا بايد پيش‌بيني نزديكي از تعداد افراد معمول در جلسات داشته باشيد؛ تا بتوانيد تعداد صندلي‌ها و ابعاد ميز را درست بسنجيد. ميزهاي كنفرانس در ابعاد مختلف طراحي مي‌شوند. ميزهاي گرد، مربع، مستطيل و مستطيل با طول محدب، از جمله پركاربردترين آنها هستند. اگر جمعيت جلسات شما زياد است و علاقه داريد با وجود جمعيت بالا، ارتباط چهره به چهره افراد حفظ شود؛ بهتر از ميزهاي بيضي يا مستطيل با طول محدب استفاده كنيد. اما اگر جمعيت جلسات شما كم است؛ انتخاب نمونه‌هاي مربع و دايره‌اي، مي‌تواند فضايي مينيمال و شيك را فراهم كند.
درباره صندلي‌هاي ميز كنفرانس نيز دقت داشته باشيد كه اين صندلي‌ها بهتر است از نوع ثابت باشد. صندلي‌هاي چرخان اگرچه راحت‌تر هستند؛ اما از نظر ظاهري مناسب اتاق كنفرانس نيستند. همچنين اين صندلي‌ها در اتاق كنفرانس مي‌تواند تمركز كاربر را بهم بريزد. از سويي دقت كنيد كه طول جلسات معمولا كوتاه و كمتر از 2 ساعت است. پس مسئله ارگونوميك بودن در صندلي كنفرانس اگرچه مهم است؛ اما اهميت آن به اندازه طراحي ظاهري و زيبايي آن نيست. به عبارتي تنها كافي است صندلي مدنظر ناراحت‌كننده نباشد.

مكان اتاق كنفرانس

بهترين مكان براي اتاق كنفرانس، دورترين نقطه به ساير بخش‌هاي پر رفت و آمد و محل كار كاركنان است. در واقع بايد مكاني براي اتاق كنفرانس انتخاب شود كه از سكوت بيشتري برخوردار بوده، تا افراد حاضر در جلسه از آرامش كافي برخوردار باشند. البته در اين زمينه استفاده از انواع تجهيزات و ساختارهاي حذف صدا نيز مي‌تواند بسيار موثر باشد.

امكانات كاربردي و رفاهي

به‌طور كلي در اتاق كنفرانس از ميهمانان شركت خود پذيرايي مي‌كنيم. با توجه به اين موضوع بايد در حد معقولي امكانات رفاهي مناسبي را براي اين اتاق در نظر بگيريم. از جمله اينكه دسترسي افراد حاضر را به مواردي از جمله خوراكي‌هاي كوچك و آب و نوشيدني‌هاي ديگر، روي ميز كنفرانس به بهترين وجه مهيا كنيم.
درباره امكانات كاربردي نيز بهتر است در نظر داشته باشيد كه اتاق كنفرانس بيش از هر چيز با هدف ارائه موضوعي به افراد حاضر يا بحث و هم‌فكري درباره يك چالش، مورد استفاده قرار مي‌گيرد. بنابراين در نظر گرفتن امكانات كاربردي مثل صفحه نمايش، ويدئو پروژكتور، ميكروفون، اتصال به اينترنت، پريز برق در ميز كنفرانس براي لپ‌تاب و ساير وسايل الكترونيكي و… موضوع بسيار مهمي است.
فارغ از اين سه موضوع، توجه به مواردي از جمله، طراحي دكوراسيون ، رنگ‌بندي، نورپردازي، تزئينات و… نيز از جمله موارد ديگري است كه در بهبود فضاي اتاق كنفرانس موثر است.

نوشته شده توسط نوين | ۲۳ دى ۱۳۹۷ ساعت ۱۲:۳۷:۰۵ | آرشيو نظرات (0) :موضوع |